Informationssuche frisst ein Viertel der Arbeitszeit von Büroangestellten

Deutsche Büroangestellte wenden knapp ein Viertel ihrer Arbeitszeit für die Suche von Informationen auf. Das geht aus einer Erhebung des australischen Softwareunternehmens Atlassian hervor. Fast die Hälfte der Mitarbeiter müssen zeitweise ihre Arbeit unterbrechen, weil sie auf Informationen anderer Teams warteten. Angestellte der Fortune-500-Unternehmen wenden jährlich 2,4 Milliarden Stunden für die Informationssuche auf. In Deutschland sehen Mitarbeiter beim KI-Einsatz zur Informationsverwaltung noch Luft nach oben.

Zusammenarbeit wichtig, Koordination schwierig

Zwar erachten drei von vier Büroangestellten in Deutschland die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen als wichtig, dennoch bewerten mehr als ein Drittel die dazu notwendige Koordination zwischen den Teams als schwierig. 43 Prozent wissen nicht, woran Kollegen aus anderen Abteilungen arbeiten. Durchschnittlich starten Teams fast sechs Projekte im Jahr, bei denen sie im Nachhinein feststellen, dass bereits eine andere Abteilung an vergleichbaren Aufgaben arbeitet.

Weiterhin geben 61 Prozent der deutschen Befragten an, dass sie Informationen erst auf Nachfrage oder durch Meetings bekommen. Allerdings fühlen sich Mitarbeiter wegen Unterbrechungen durch digitale Kommunikationstools gestresst. Ebenfalls berichten mit 48 Prozent knapp die Hälfte der Büroangestellten, dass ihre Arbeit wegen fehlender Informationen von anderen Teams behindert werde; 41 Prozent geben an, erst deutlich zu spät von wichtigen Entscheidungen aus anderen Abteilungen zu erfahren.

KI bei der Informationsverwaltung noch ausbaufähig

Weltweit geben 71 Prozent der weltweit befragten Führungskräfte an, dass künstliche Intelligenz zur Informationsverwaltung bislang nicht zum Einsatz komme. Gleichzeitig sehen zwei Drittel der deutschen Büroangestellten ein Optimierungspotenzial bei der Informationsverwaltung durch KI. Jedoch erkennen sie bereits jetzt einen Nutzen von KI. 61 Prozent glauben, dass KI-Tools die Arbeitsgeschwindigkeit und -qualität verbessern könne. Ferner meint knapp die Hälfte der Befragten, durch KI besser mit Kollegen zusammenarbeiten zu können.

Für die Studie befragten die Autoren weltweit 12.000 Büroangestellte aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Australien, Indien und den USA, sowie 200 Führungskräfte aus Fortune-1000-Unternehmen zum Umgang mit Informationen am Arbeitsplatz und der damit verbundenen Produktivität. Zuletzt kündigte Altassian für seine Kanban-Software Trello ein KI-gestütztes Postfach und einen Kalender an.

(sfe)