Tipps für den Umgang mit bedingten Formatierungen in Microsoft Excel
Excels bedingte Formatierung bildet Trends grafisch ab: etwa fallende Aktienkurse in Form von schrumpfenden Datenbalken oder mit roter Schrift.
- Rainer Schwabe
Mit Datenbalken und Symbolen lassen sich in Tabellen Trends aufzeigen – das ist die Idee hinter der bedingten Formatierung in Microsoft Excel. In Verbindung mit Formeln leistet sie noch weitaus mehr: Sie hebt zum Beispiel Duplikate hervor oder weist rechtzeitig auf Nachbestellungen hin, wenn Lagerbestände zur Neige gehen. In einer zusätzlichen Spalte lassen sich Daten durch Diagramme grafisch auswerten. Sobald sich ein Zellwert ändert, passt Excel das Format aller zugehörigen Zellen an, sodass die zugeordneten Hintergrundfarben, Datenbalken oder Symbole sofort die neue Situation widerspiegeln.
Zahlenwerte als Datenbalken anzeigen
Um Zahlenwerte in einer benachbarten Spalte als Datenbalken anzuzeigen, fügen Sie zunächst eine neue Spalte ein und geben einen Bezug zur Datenspalte an, zum Beispiel "=A1". Selektieren Sie diese Zelle und erweitern Sie die Spalte durch einen Doppelklick aufs Ausfüllkästchen rechts unten an der Markierung. Auf diese Weise ist die Spalte doppelt vorhanden. Markieren Sie nun den Zellenbereich dieser neuen Spalte und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche "Bedingte Formatierung". Wählen Sie über "Datenbalken" zum Beispiel die Formatierung "Grüner Datenbalken". Sie zeigt positive Werte grün an und schaltet den Balken bei negativen Werten auf Rot um. Klicken Sie unter "Datenbalken" auf den Eintrag "Weitere Regeln" und aktivieren Sie im Bereich "Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren" die Angabe "Nur Balken anzeigen". Dadurch blenden Sie die Werte im markierten Zellenbereich aus, sodass nur die Formatierung bestehen bleibt. Die Werte selbst stehen bereits in der Originalspalte daneben.
Symbolsätze und Farbskalen
Trends können Sie mit Symbolsätzen gut darstellen. Wählen Sie dazu im Menü zur bedingten Formatierung unter "Weitere Regeln" als Formatstil "Symbolsätze" aus und ordnen Sie jedem Symbol einen Wertebereich zu. Beachten Sie bei "Typ", ob Sie diesen in Prozent oder absoluten Zahlen festlegen möchten.
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