Tipps zu Word und Excel: Serienbriefe und dynamische Verknüpfungen
Ein schick gestalteter Serienbrief macht beim Empfänger Eindruck. Mit unseren Tipps vermeiden Sie Fehler und können Briefe mit Word und Excel individualisieren.
(Bild: Albert Hulm)
- Rainer Schwabe
Einfache Serienbriefe beschränken sich darauf, die Empfänger bestenfalls in der Anrede persönlich anzusprechen. Mit ein paar Regeln und unterstützt von Excel kann man sie aber noch gezielter individualisieren.
Dabei stellt Excel nicht nur Adressen bereit, sondern bereitet auch Zahlen auf. So können Serienbriefe Gläubiger an ausstehende Zahlungen erinnern und je nach zeitlichem Rückstand "Zahlungserinnerung" oder "Mahnung" in den Betreff eintragen. Unternehmen können Kunden zur Präsentation eines neuen Produkts in die nächstgelegene Filiale einladen; welche das ist, errechnet Excel aus der Postleitzahl. Es gibt viele weitere Dinge, die Excel für Serienbriefe automatisieren kann.
Adressen auf Vorlage
Jeder Serienbrief erfordert eine Datenquelle mit Adressen, die man bereits zum Erstellen des Serienbriefdokuments benötigt. Zwar kann Word auch Adressen aus Outlook-Kontakten übernehmen, doch eine als Excel-Tabelle bereitgestellte Liste, die man auch aus einem Datenbank-Export generieren kann, bietet weitaus mehr Optionen.
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