Microsoft Teams mit Bordmitteln und externen Tools administrieren

Im Zuge der Corona-Pandemie stieg Microsoft Teams von einem Kollaborationswerkzeug unter vielen zur zentralen Anlaufstelle für Unternehmensnutzer auf. Doch selten führen wild gewachsene Tools langfristig zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag – und dasselbe gilt hier, wenn Anwender chaotisch Teams einrichten, externe Gäste in die falschen Kanäle hinzufügen oder sensible Informationen außer Kontrolle geraten.

Administratoren stehen für MS Teams einige Bordmittel zur Verfügung. Doch es genügt nicht, sich mit dessen Admin Center auszukennen. Die Software ist eng mit anderen 365-Diensten wie SharePoint Online und OneDrive for Business verknüpft. Entsprechend essenziell ist es, die richtigen Einstellungen in der richtigen Management-Umgebung zu suchen. Und für weite Teile der Mitgliederverwaltung ist ferner das Azure Active Directory zuständig.

Governance für wichtige Einstellungen

Mit Bordmitteln wie den grafischen Admin-Werkzeugen und PowerShell-Skripten lassen sich bereits viele dieser Aufgaben erledigen. Welche sich an welcher Stelle finden, erklärt ein aktueller Übersichtsartikel von Markus Widl. Einen besonderen Fokus sollten Firmen dabei auf die Governance-Funktionen legen: Mit ihnen lassen sich Vorgaben zum Erstellen von Teams, den Rechten von Nutzergruppen und Vorlagen machen, die den Wildwuchs schnell zähmen.

Aber nicht immer genügen die Bordmittel. Wer zum Beispiel einen Genehmigungsprozess beim Anlegen neuer Teams einführen will, muss auf zusätzliche Werkzeuge auch von Drittanbietern zurückgreifen. Auch für detaillierte Berichte zur Nutzeraktivität, Gerätenutzung und Telefonie sind solche Tools hilfreich, denn sie bilden ab, ob Funktionen wie erwartet verwendet werden – mit gezielten Maßnahmen wie Schulungen als Folge.

Welche Bordmittel welche Funktionen bieten, welche Einstellungen sich in welchem Microsoft-Dienst finden und welche Drittanbieterwerkzeuge sich lohnen, erklärt ein Artikel der aktuellen iX 4/2021:

• Microsoft Teams optimal administrieren auf Heise Magazine
• Microsoft Teams optimal administrieren auf heise+

(fo)