Was gesetzlich Versicherte beim Wegfall der ausgedruckten AU beachten müssen

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Insgesamt werden jährlich ungefähr 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt – ein Großteil davon inzwischen elektronisch. Das soll Prozesse vereinfachen und Papier sparen. Bei den Arztpraxen klappt die Übermittlung der eAU an die Krankenkassen in den meisten Fällen inzwischen – nach Angaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung sind ungefähr 80 Prozent der Arztpraxen in der Lage (Stand 15.12.2022). Doch gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sieht das laut dem Bundesverband der mittelständischen Wirtschaft (BVMW) und dem Deutschen Mittelstands-Bund (DMB) anders aus.

Zwar sei es sinnvoll, den bürokratischen und papiergebundenen Prozess zu digitalisieren, jedoch entstehe durch die einzelnen Abfragen zunächst ein erheblicher Mehraufwand. Viele kleine und mittlere Unternehmen verfügen nicht über die notwendigen Systeme und müssen darum häufig die Abfrage der eAU kostenpflichtig bei ihrem Steuerberater beantragen, wie Steffen Kawohl, Experte für Arbeit und Bildung beim DMB erklärt. Zudem sind viele Unternehmen finanziell stark von der Energie- und Coronakrise getroffen. "Erschwerend kommt hinzu, dass an dem gesamten Ablauf mit den Krankenkassen, Arztpraxen und Arbeitgebern insgesamt immer noch so viele Akteure beteiligt sind, dass es schnell zu unnötigen Verzögerungen oder technischen Problemen kommen kann, bis der Arbeitgeber schließlich die AU erhält", sagt Kawohl.

In der einjährigen Pilotphase sind laut Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband), der die gesetzlichen Krankenkassenkassen vertritt, fast vier Millionen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Arbeitgebern abgerufen worden – im November alleine 1,1 Millionen Abrufe. Da das Verfahren inzwischen "für alle Arbeitgebenden verpflichtend" ist, wie unter anderem der Verband schreibt, brauchen gesetzlich Versicherte ihrem Arbeitgeber bei Erkrankung in vielen Fällen keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr aushändigen. Über die Erkrankung und ihre voraussichtliche Dauer müssen Sie allerdings weiterhin informieren. Die wichtigsten Fragen zu dem Thema beantworten wir in diesem Beitrag.

Diese FAQ wird fortlaufend aktualisiert.

Was ist eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die digitalisierte Form der herkömmlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Der Arzt oder die Ärztin erstellt die elektronische AU in seinem Praxisverwaltungssystem (PVS), signiert sie mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) und verschickt sie mit dem KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) an die Krankenkasse des Erkrankten. Der KIM-Dienst ist für den Versand von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Nachrichten im Medizinwesen über die Telematikinfrastruktur (TI) gedacht – dem Gesundheitsnetz für den Austausch von Patientendaten.

Zum Versenden der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind Ärztinnen und Ärzte bereits seit Oktober 2021 verpflichtet. Sofern der KIM-Dienst nicht im Praxisverwaltungssystem integriert ist, müssen Ärzte die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beispielsweise über einen E-Mail-Client wie Thunderbird versenden. Welche Systeme bereit für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind, lässt sich im TI-Score der für die Digitalisierung zuständigen Gematik GmbH sehen.

Nachdem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse verschickt wurde, gelangt sie zu einer zentralen Sammelstelle der gesetzlichen Krankenkassen. Damit verschiebt sich die Nachweispflicht über die Erkrankung auf die gesetzlichen Krankenkassen. Falls der Arbeitgeber einen Nachweis benötigt, kann er die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über das Entgeltabrechnungsprogramm bei der Sammelstelle anfragen und sie abrufen, sobald sie dort bereitsteht. Sofern der Arbeitgeber nicht über eine Entgeltabrechnungssoftware verfügt, kann der Arbeitgeber oder der Steuerberater die eAU über sv.net (Sozialversicherung im Internet) der Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) abfragen, dabei können allerdings Kosten entstehen – etwa bei mehr als 100 Abfragen im Jahr.

Eine Abfrage durch den Arbeitgeber ist frühestens ab dem Folgetag der Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Da ein Arbeitnehmer in der Regel erst nach drei Tagen einen Nachweis über seine Erkrankung erbringen muss, empfiehlt die AOK eine Abfrage frühestens ab dem fünften Tag der Arbeitsunfähigkeit. Der Arbeitgeber wird nach seiner Anfrage informiert, sobald die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereitstehen.

"Von einer tatsächlichen ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers daher mit Sicherheit regelmäßig erst am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit ausgegangen werden, weshalb aufgrund der zeitversetzten Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse eine Abfrage erst frühestens ein Kalendertag nach der ärztlichen Feststellung sinnvoll ist, demnach frühestens ab dem 5", schreibt der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen. Sofern sich Arbeitnehmer bereits am ersten Tag für einen bestimmten Zeitraum krankschreiben lassen, ist der Abruf am zweiten Tag der Krankschreibung möglich.

Ob sich mögliche Fristverschiebungen in Zusammenhang mit der Abfrage der eAU auch auf die Zahlungen der Krankenkassen aus dem Arbeitgeberumlageverfahren auswirken werden, bleibt laut Steffen Kawohl vom Deutschen Mittelstands-Bund abzuwarten.

An den Arbeitgeber werden lediglich die Informationen weitergegeben, die bisher auf den Papier-Bescheinigungen zu finden waren. Also der Name, der Beginn und das Ende der Erkrankung, zudem das Datum der Feststellung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt und ob es ein Arbeitsunfall war. Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber ist außerdem nur dann möglich, wenn ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat, nach einem Arbeitsunfall oder im Falle eines stationären Krankenhausaufenthalts.

Was ändert sich bei der eAU ab Januar 2023 für gesetzlich Versicherte?

Anders als bisher muss man die Krankschreibung nach einem Arztbesuch seinem Arbeitgeber nicht mehr selbst schicken, stattdessen erfragt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab. Künftig müssen alle gesetzlich Versicherten ihren Arbeitgeber lediglich über ihre Erkrankung informieren. Gemäß § 5 Abs. 1 Satz 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes müssen Arbeitnehmer dem Arbeitgeber "unverzüglich" mitteilen, dass und wie lange sie voraussichtlich krank sind. Sofern der Arbeitgeber bereits auf einen Nachweis ab dem ersten Tag der Erkrankung besteht, muss sich der Arbeitnehmer trotzdem krankschreiben lassen.

Da ein reibungsloser Übergang zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unwahrscheinlich ist, bleibt es zunächst dabei, dass die behandelnden Ärzte den Versicherten eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die dem Arbeitgeber vorgelegt werden kann – das heißt insbesondere ohne Diagnosedaten – weiter in Papierform aushändigen. Diese sollten Erkrankte nicht voreilig wegwerfen.

Bei Minijobs in Privathaushalten müssen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Papierausdruck aushändigen.

Was ändert sich bei der eAU für Arbeitgeber?

Für Arbeitgeber ändert sich, dass sie von gesetzlich Versicherten in der Regel keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr verlangen können. Wenn der Arzt die AU digital an die Krankenkasse übermittelt hat, muss der Arbeitgeber sie beim Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen abrufen. Dazu muss der Arbeitgeber verschiedene Angaben übermitteln, etwa den Namen, das Geburtsdatum, die Versichertennummer und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs. Ist die Versichertennummer des Arbeitnehmers nicht bekannt, muss diese mit dem Abrechnungsprogramm bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgefragt werden. Wenn das nicht möglich ist, müssen zusätzlich Geburtsname und Geburtsort des Arbeitnehmers zur eindeutigen Identifikation angegeben werden.

Arbeitgeber, deren Lohnabrechnungssysteme nicht für den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereit sind, können von ihren Arbeitnehmern in der Regel keinen Nachweis über die Erkrankung erhalten. Nach der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zertifizierte Lohnabrechnungssysteme sind bereits seit dem 1. Januar 2022 zur eAU verpflichtet, damit den Arbeitgebern die Möglichkeit zur Pilotierung gegeben ist, vor der anschließenden Verpflichtung ab dem 1. Januar 2023, wie Anne Schwetz aus dem Bereich HR Management & Lohnabrechung von Datev sagt.

Was passiert, wenn mein Arzt keine eAU an die Krankenkasse versenden kann?

Falls Ihr Arzt aus technischen Gründen (noch) keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen kann, wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wie zuvor ausgedruckt und muss an die Krankenkasse übermittelt werden. In Zukunft soll der Ausdruck ganz wegfallen oder zumindest optional sein. Stellt die Praxis nach dem Besuch des erkrankten Menschen technische Probleme fest, schickt die Praxis einen Ausdruck der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post an die Krankenkasse.

"Ohne eine tiefe Implementierung des KIM-Dienstes in das Praxisverwaltungssystem" werde laut Jan Meincke, dem Geschäftsführer von Medisoftware, "eine alltagstaugliche Nutzung der eAU für eine Praxis kaum möglich sein". Dann sei der Aufruf verschiedener Programme, das Heraussuchen von E-Mail-Adressen der Krankenkassen und das manuelle Kopieren der eAU-Anhänge nötig. "Ein solch umständlicher prozessualer Aufwand wird aber von den Praxen kaum akzeptiert werden", bestätigt auch Erich Gehlen, Vorstandsvorsitzender von Duria eG.

Was passiert bei technischen Störungen?

Wegen des Störfallrisikos – gerade zu Beginn des elektronischen Meldeverfahrens – ist es laut einer Sprecherin des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) "wichtig, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen Nachweis für ihre Arbeitsunfähigkeit erhalten, den sie bei Bedarf gegebenenfalls selbst ihrem Arbeitgeber vorlegen können, wenn dieser etwa irrtümlich von unberechtigten Fehlzeiten ausgeht und arbeitsrechtliche Konsequenzen (Lohnkürzung, Abmahnung, Kündigung) erwägt". Dem BMAS zufolge sollten Ärztinnen und Ärzte den Versicherten übergangsweise eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitgeber in Papierform aushändigen. Gesetzlich Versicherte sollten demnach auch "darauf achten und gegebenenfalls ausdrücklich darauf bestehen, dass ihnen diese Bescheinigung weiterhin ausgestellt wird". Nach Angaben der Techniker sind Arbeitnehmer bei einem Störfall dennoch nicht dazu verpflichtet, eine Bescheinigung bei ihrem Arbeitgeber vorzulegen.

Warum kann ich meine eAU für den Arbeitnehmer nicht selbst abrufen?

Aktuell ist es nicht vorgesehen, dass Arbeitnehmer ihre elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen selbst abrufen können. Bei einigen Krankenkassen können Sie Ihre Krankschreibung bereits über die jeweilige App der elektronischen Patientenakte einsehen, bei anderen Krankenkassen ist diese Möglichkeit zumindest für die Zukunft geplant. Außerdem kann es sein, dass Arbeitnehmer-Portale eine Funktion dafür implementieren. Beispielsweise plant Datev für seine Arbeitnehmer-Plattform eine Möglichkeit, dass Arbeitnehmer die Daten ihrer Krankmeldung erfassen und für den Abruf übermitteln können. Sobald die eAU abgerufen wurde, können Sie die AU auch in einer App Ihrer Krankenkasse einsehen.

Bis wann muss ich die AU bei der Krankenkasse einreichen?

Sie reichen Ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr bei Ihrer Krankenkasse ein. Das passiert über Ihren Arzt, der die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über seinen KIM-Dienst – wie eine Mail – an Ihre Krankenkasse verschickt. Falls das nicht funktioniert, wird der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Regel postalisch an Ihre Krankenkasse übermitteln.

Was ist mit Berufsschülern und Auszubildenden?

Im Ausbildungsbetrieb erfolgt der Abruf der Auszubildenden wie bei Arbeitnehmern, in dem der oder die Auszubildende arbeitet. In der Berufsschule ist davon auszugehen, dass weiterhin die Papier-AU das Mittel der Wahl bleibt. Zwar könne die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Schülerinnen und Schüler einer Berufsschule technisch umgesetzt werden, allerdings sei dann über die Schulverwaltung ein zentraler Abruf nötig, erklärt Sven Mohr, Bundesvorsitzender des Bundesverbands der Lehrkräfte für Berufsbildung. Außerdem müssen die eAUs dann wieder an die zuständigen Lehrkräfte verteilt werden.

Was ist mit Kunden der Arbeitsagentur oder des Jobcenters?

Bei Kunden von der Arbeitsagentur startet das eAU-Verfahren laut Susanne Eikemeier von der Bundesagentur für Arbeit ab dem 1. Januar 2024. Dann ist auch die Arbeitsagentur wie ein Arbeitgeber an das dafür notwendige System der Krankenkassen angeschlossen. Laut einer Sprecherin des Bundesamts für Arbeit und Soziales (BMAS) steht für arbeitslose Menschen, die Bürgergeld erhalten und in den Jobcentern betreut werden, noch kein Datum für den Start der eAU fest. "Wegen der Zusammenarbeit von Bundesagentur für Arbeit und dem jeweiligen kommunalen Träger in den Jobcentern sind hier die technischen Voraussetzungen mit etwas längerem Vorlauf zu klären", so die BMAS-Sprecherin. Man wolle dabei die Erfahrungen mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in der Arbeitslosenversicherung nutzen.

Ist ein Ausdruck der AU in Zukunft nicht mehr vorgesehen?

Nein, es wird immer Fälle geben, in denen ein Ausdruck der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber und die Krankenkasse notwendig ist. In allen anderen Fällen ist es laut Jan Meincke, dem Hersteller des Praxisverwaltungssystems Medisoftware so, "dass die Kunden das Druckverhalten frei konfigurieren" und die Möglichkeit besteht, komplett auf Papier zu verzichten. Außerdem lasse sich jederzeit nachträglich ein Ausdruck erstellen, falls der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähgkeitsbescheinigung noch nicht abrufen kann. Derzeit erhält der Patient in den meisten Fällen ohnehin das Exemplar der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, in der auch Angaben zur Krankheit stehen. Zudem ist es für den Fehlerfall ohnehin vorgesehen, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterhin ausgedruckt werden.

Wie erhalte ich selbst Zugriff auf die eAU?

Bei einigen Krankenkassen – etwa bei der Techniker und der Barmer – ist es so, dass sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die App für die elektronische Patientenakte der jeweiligen Krankenkasse abrufen können. Bei der Techniker lässt sich die elektronische Variante über die App bei "Übersichten" und "Krankmeldungen" einsehen. Dazu muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung allerdings vorher vom behandelnden Arzt an Ihre Krankenkasse übermittelt worden sein.

Welche Herausforderungen gab es bei der Implementierung für die Software-Hersteller?

Die Vorbereitungen für die Erweiterung der Lohnabrechnungssysteme waren laut Anne Schwetz von Datev gut zu durchdenken und nicht zu unterschätzen. Das Verfahren beinhaltet viele Zusatzinformationen, wie beispielsweise die Nachweispflicht, welche die Umsetzung sehr aufwändig gestaltet hat. Zusätzlich wird die gesamte Prozesskette umgedreht, sodass sich der Arbeitgeber nun selbst um den Krankenschein des Arbeitnehmers kümmern muss. Zudem sei die Umsetzung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für viele Unternehmen aufgrund anderer Ereignisse wie der Energiekrise in den Hintergrund geraten.

(mack)