Kündigungen per E-Mail? Was Arbeitgeber in Deutschland (nicht) dürfen

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Entlassungen per E-Mail? Die jüngsten Entlassungswellen in namhaften Tech-Unternehmen haben auch hierzulande für Verunsicherung gesorgt. Amazon, Google, Meta, Microsoft, SAP – die Liste ist lang. Auch Zalando hat jüngst einen Personalabbau angekündigt. Hinzu kommen zahlreiche weitere Unternehmen, die weniger im Rampenlicht stehen. In den Begründungen verweisen sie meist auf die sich veränderte Wirtschaftslage. Klar ist aber auch, dass Stellenkürzungen neben Kosteneinsparungen oft auch einer Neuausrichtung bestimmter Unternehmensbereiche dienen.

Manager kommunizieren die Entscheidungen meist per E-Mail, Unternehmensblogs, Pressemitteilungen oder All-Hands-Meetings. Aus juristischer Sicht macht es aber einen bedeutenden Unterschied, wo ein betroffener Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag abgeschlossen hat. In den USA beispielsweise ist eine wirksame Kündigung an weniger Voraussetzungen geknüpft, als hierzulande.

Immer der gleiche Text

Meist ist die Entscheidung für die betroffenen Mitarbeiter bitter. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn eine Kündigung überraschend kommt. Oft bleibt auch nur wenig Zeit, den Arbeitsplatz zu räumen. In einer Kündigungs-E-Mail bei Amazon heißt es beispielsweise: „Wir gehen heute den sehr schwierigen Schritt, in mehreren unserer Geschäftsbereiche Stellen abzubauen. Bedauerlicherweise wurde Ihre Rolle gestrichen.“ Es folgen Informationen zur Einschränkung der Nutzbarkeit von internen Systemen sowie die sofortige Freistellung. Das Gehalt werde für weitere 60 Tage weiterbezahlt – oder auch 90 Tage für Mitarbeiter im Bundesstaat New York. Im Prinzip ähneln sich hier die Texte.

Aber: Nach deutschem Recht wäre eine Kündigung eines Arbeitsverhältnisses per E-Mail nicht möglich. Dies gilt auch für SMS, WhatsApp oder Telefax. § 623 BGB ist hier eindeutig: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ Die Kündigung muss daher ausdrücklich stets in Papierform erfolgen, von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter des Unternehmens unterschrieben sein und dem gekündigten Mitarbeiter rechtzeitig zugehen.

Bereits hier passieren in der Praxis häufig Fehler. Unterschreibt kein Geschäftsführer, Vorstand oder im Handelsregister eingetragener Prokurist die Kündigung, ist sie womöglich anfechtbar. Das ist sie dann, wenn ein Bevollmächtigter seine Bevollmächtigung nicht durch schriftliche Vollmacht eines eingetragenen Firmenvertreters nachweisen kann. Der gekündigte Mitarbeiter kann die Kündigung in einem solchen Fall wegen fehlender Vollmachtsurkunde zurückweisen. Die Kündigung gilt dann als unwirksam. Gut organisierten Unternehmen mit Rechts- und Personalabteilungen unterlaufen solche Fehler eher selten, aber es gibt sie.

Wichtig für beide Seiten: Zeitpunkt des Zugangs

Auch der Zugang einer Kündigung ist trickreich, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice oder gar im Ausland tätig ist. Hier sind Unternehmen gut beraten, sich den Zugang quittieren zu lassen – durch einen eingesetzten Boten oder etwa einen Rückschein bei Einschreiben. Bei persönlicher Übergabe sollte der gekündigte Mitarbeiter den Empfang der Kündigung quittieren oder die Übergabe unter Zeugen erfolgen. Der Zeitpunkt des Zugangs der Kündigung ist wichtig für den Beginn der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Nach § 4 Kündigungsschutzgesetz ist sie „innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung“ beim zuständigen Arbeitsgericht einzureichen.

Das deutsche Recht stellt weitere Anforderungen auf. Ist in einem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, ist dieser vor Ausspruch einer Kündigung zu hören. Nach § 102 des Betriebsverfassungsgesetzes gilt dies auch bei Kündigungen in der Probezeit. Der Betriebsrat muss dabei umfassend über die Hintergründe der Kündigung informieren. Zalando hat aus diesem Grund nach der öffentlichen Ankündigung von Entlassungen darüber informiert, nun unverzüglich in die Beratungen mit den Arbeitnehmervertretern einzusteigen.

Neben diesen formellen Voraussetzungen greifen nach Ablauf der sechsmonatigen Probezeit die Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes über die Rechtfertigung der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Bei einem allgemeinen Mitarbeiterabbau kommen hier in der Regel nur betriebsbedingte Kündigungen in Betracht. Unternehmen können grundsätzlich frei entscheiden, ob sie Abteilungen verkleinern oder schließen, Produkte oder Dienstleistungen einstellen und so weiter. Allerdings müssen sie dann eine Sozialauswahl vornehmen.

Eine Kündigung ist dann nicht sozial gerechtfertigt, wenn „die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Lebensalter, die Unterhaltspflichten und die Schwerbehinderung des Arbeitnehmers“ nicht ausreichend berücksichtigt wurde. Auch muss geprüft werden, ob der Arbeitnehmer nicht auf einen anderen Arbeitsplatz versetzt werden kann. Im Zweifel gehen Vereinbarungen in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung vor. Der Teufel steckt hier im Detail.

Freistellung? Arbeitszeugnis? Dienstwagen?

Bei einer Kündigung nach Ablauf der Probezeit werden häufig Aufhebungsvereinbarungen geschlossen. In ihnen verspricht der Arbeitgeber die Zahlung einer Abfindung und es wird geregelt, ob der Arbeitnehmer bis zum Ablauf der Kündigungsfrist freigestellt wird. Mitunter finden sich darin auch Regelungen über die Weiternutzung eines Dienstwagens, die Ausstellung eines „sehr guten“ Arbeitszeugnisses et cetera. In Unternehmen mit Betriebsräten folgt dieser Prozess bei Massenentlassungen oft einem einheitlichen Prozess.

Ohne Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder einer Aufhebungsvereinbarung hierüber ist eine sofortige Freistellung des Arbeitnehmers mit Ausspruch der Kündigung zwar oft für den gekündigten Arbeitnehmer akzeptabel, aber nicht per se wirksam und er kann sie anfechten. Der Arbeitgeber muss die Freistellung mit erheblichen und schutzwürdigen Interessen begründen, da der Arbeitnehmer grundsätzlich bis zum Ablauf der Kündigungsfrist einen Beschäftigungsanspruch hat. Wichtig ist auch, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich ausgesprochen wird.

Wird eine Kündigung ausgesprochen und darf der Arbeitgeber freistellen, kann er dem Mitarbeiter unmittelbar nach Zugang der Kündigung die Zugänge zu Firmen-E-Mail, Firmengebäuden und dergleichen sperren. Meist wird jedoch eine Übergabe noch anstehender Aufgaben gewünscht und der Mitarbeiter wird noch einige Zeit und mitunter bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter beschäftigt. Dies ist oft eine Gratwanderung zwischen juristischen Rahmenbedingungen und der Firmenkultur.

(fo)