Digitale Zeiterfassung "gehört zu einem modernen Handwerksbetrieb einfach dazu"
Seite 3: "Enorme Arbeitserleichterung"
Die Zusatzfunktionen von TIME4 beinhalten auch Dokumentationen durch Mitarbeiter per Bilder und Texten vor Ort, die bei sorgfältiger Planung automatisch den zugehörigen Bauvorhaben zugewiesen werden, erklärt König. Auf die Nutzungen der Dokumentationsmöglichkeit per Foto drängt Struck seine Angestellten regelmäßig: "Das hilft auch bei der Auftragsbearbeitung, Rechnungserstellung und vor allem bei Folgeaufträgen – wenn es beispielsweise um die Farbe der Dachziegel geht." Die integrierte Text-Funktion zur Baustellendokumentation nutze lediglich ein Mitarbeiter.
Den größten Vorteil bringe aber die digitale Erfassung der Arbeitszeiten. Neben der Auftragsverarbeitung sei das – nach anfänglicher Einarbeitungszeit für die Büroangestellten und Handwerker auf der Baustelle – eine enorme Arbeitserleichterung bei der Lohnbuchhaltung.
"Früher hatte ich manchmal erst am siebten Tag des Folgemonats die handgeschriebenen Stundenzettel zusammen, die ich dann noch überprüfen musste", erklärt Struck weiter, "das fällt heute weg." Allerdings funktioniere auch nicht alles reibungslos.
Aufwand für Korrekturen – "morgens um sieben Uhr"
Etwa 30 Minuten müssten die Bürokräfte, die auch für die Lohnbuchhaltung zuständig sind, werktäglich für Korrekturen aufwenden. "Der eine Mitarbeiter vergisst das Anstempeln, der nächste vergisst das Ende der Pause einzutragen und der dritte trägt erst gar keine Pause ein oder hat sein Telefon zu Hause vergessen. Da müssen wir dann hinterhertelefonieren." Nach der halben Stunde täglich sei aber alles vollständig, versichert Struck, und das ist allemal weniger als zu Stundenzettel-Zeiten. Per Knopfdruck können so am letzten Tag eines jeden Monats die Arbeitszeiten an den Steuerberater übermittelt werden.
Die zugehörige Auftragsverarbeitung von M•SOFT ermöglicht zusätzlich, den Angestellten das zugeteilte Bauvorhaben inklusive benötigter Materialien und weiterer wichtiger Informationen in die App zu übermitteln. Dadurch würde Papier entfallen und die Auftragsbearbeitung noch einfacher werden. Allerdings "sieht die Praxis bei uns etwas anders aus", so Struck.
"Selbst, wenn wir in der Vergangenheit die entsprechenden Aufträge zugewiesen haben, wurden diese vor Ort nicht richtig in der App eingebucht." Käme dann noch ein Krankheitsfall oder ein vom Baustellenleiter außerplanmäßiger angeforderter Mitarbeiter zur Verstärkung auf einer anderen als ursprünglich geplanten Baustelle etwa hinzu – und des ergebe sich oft erst morgens – stimme die Planung vom Vortag nicht mehr. "Denn morgens um sieben Uhr ist eben morgens um sieben Uhr", erklärt Struck weiter. Hier gelte es, weiter daran zu arbeiten.
"Vorteile sind wesentlich größer als Nachteile"
Seinen Marktbegleitern rät Thomas Struck: "Man muss sich für die technischen Möglichkeiten öffnen und sicher am Anfang mehr Zeit investieren als beim Stundenzettel auf Papier. Auch, weil man sich selbst einarbeiten und den Mitarbeitern alles erklären muss – und das mehrfach. Später profitiert man allerdings davon und die Vorteile sind wesentlich größer als die Nachteile – zumal diese ja überwiegend an uns selbst liegen, da auch die Möglichkeiten nicht ausgeschöpft werden. Aber im Jahr 2022 gehört das zu einem modernen Handwerksbetrieb auch einfach dazu."
Auch "das BMAS teilt nicht die Ansicht, dass die Einführung digitaler Arbeitszeitaufzeichnungen für die Arbeitgeber auf mittlere Sicht mit finanziellem beziehungsweise bürokratischem Mehraufwand verbunden wäre. Sie wäre auch in den oben beschriebenen Konstellationen praktikabel."
"Überdies werden BMAS und BMF die Entwicklung einer digitalen Zeiterfassungsanwendung prüfen, die den Arbeitgebern kostenfrei zur Verfügung gestellt werden kann. Auf diesem Wege könnte durch elektronische und manipulationssichere Arbeitszeitaufzeichnungen die Durchsetzung des Mindestlohns weiter verbessert werden, ohne dass insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen Investitionen in die Anschaffung von elektronischen Zeiterfassungssystemen beziehungsweise digitalen Zeiterfassungsanwendungen leisten müssten", so das BMAS.
(bme)
