Digitale Zeiterfassung "gehört zu einem modernen Handwerksbetrieb einfach dazu"
Seite 2: Digitale Zeiterfassung im Einsatz
Bei mobil eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern käme eine zentrale Erfassung der Arbeitszeit insbesondere durch die Nutzung einer digitalen Zeiterfassungsanwendung in Betracht. Der Arbeitgeber könne beispielsweise einen QR-Code an beliebig vielen Arbeitsorten außerhalb des Betriebs anbringen, der etwa mit einem Smartphone gescannt wird, um die Arbeitszeiterfassung zu starten beziehungsweise zu beenden, erklärt der Sprecher des BMAS.
Die technischen Voraussetzungen bestehen bereits und entsprechende Zeiterfassungs-Software wird von unterschiedlichen Herstellern kostenpflichtig angeboten. heise online hat mit einem Meisterbetrieb des Dachdeckerhandwerks mit 24 Mitarbeitern gesprochen, der ein mobiles Zeiterfassungssystem bereits seit etwa 10 Jahren im Einsatz hat.
Der Dachdeckermeister und vereidigte Sachverständige im Dachdeckerhandwerk, Thomas Struck aus Höxter, nutzt die Software des Herstellers M•SOFT Organisationsberatung GmbH in seinem Dachdeckerbetrieb zur digitalen Zeiterfassung, Auftragsbearbeitung und Lohnbuchhaltung.
Arbeitszeiten ĂĽberall und jederzeit abrufbar
Die digitale Zeiterfassung kann auch bei geringer Mitarbeiterzahl einen echten Mehrwert ergeben, erklärt Theo König von M•SOFT gegenüber heise online. So würde sich etwa eine deutliche Reduzierung der manuellen (Nach-)Arbeiten oder Berechnung der Arbeitszeit bemerkbar machen. Die digital erfasste Arbeitszeit inklusive Überstunden landet – entsprechende Schnittstellen und Software-Lizenzen vorausgesetzt – direkt in der Lohnauswertung und ermöglicht die Lohnabrechnung auf Knopfdruck. Zusätzlich sind Urlaubsanträge, Abwesenheitsverwaltung und Planungsübersicht papierlos und jederzeit überall abrufbar.
Den Kosten für die nötigen Lizenzen, Hardware (Smartphone oder Tablet) und Mobilfunkverträge gegenüber stehe die Einsparung von Papier und Zeit bei der Lohnbuchhaltung und eine zeitnahe Fakturierung der abgeschlossenen Aufträge oder Zwischenrechnungen – und folglich auch ein früherer Zahlungseingang. Alternativ können Mitarbeiter ihre privaten Geräte nutzen und die erforderliche App installieren.
Das Eintippen unleserlicher oder verschmutzter Stundenzettel in Excel-Tabellen und Vorbereitungen für die Überträge in die Lohnbuchhaltung entfällt. Die kleinste erhältliche Lizenz M•SOFTs mobiler Zeiterfassungssoftware TIME4 kostet monatlich aktuell 17,50 Euro und beinhaltet die Erfassung der Arbeitszeit fünf unterschiedlicher Mitarbeiter. Mit steigender Mitarbeiterzahl sinken die pro Mitarbeiter-Kosten, so Koenig.
Anstempeln per Smartphone – inklusive Ortung
Der Arbeitsbeginn wird auf dem Smartphone oder Tablet in der App bestätigt. Dabei kann, sofern vom Mitarbeiter per unterzeichneter Betriebsvereinbarung zugestimmt, auch der Standort erfasst werden – ebenso beim Arbeitsende. Die Daten aus der App landen SSL-verschlüsselt ausschließlich in der Cloud und können von dort für monatliche Kosten von derzeit 9,80 Euro in das Lohnsystem übernommen werden, erklärt König weiter. Bei den Lizenz-Gebühren für die Übernahme in die Lohnbuchhaltung spiele die Anzahl der Mitarbeiter keine Rolle.
Zur Zeiterfassung schaffte Thomas Struck in seinem Dachdeckerbetrieb ursprünglich drei Tablets an und plante die digitale Zeiterfassung durch die Baustellenleiter seines Unternehmens. Das führte allerdings immer wieder zu Problemen, so dass zeitnah die Umstellung auf die Nutzung der privaten Smartphones der Mitarbeiter erfolgte, die sich die benötigte App installierten. Die Ortung per GPS nutzt Struck nicht: "Eine totale Kontrolle meiner Angestellten halte ich für unnötig und das will ich ihnen auch nicht zumuten, so viel Vertrauen sollte man in seine Mitarbeiter haben."
Datenschutz
TIME4 ist so programmiert, dass eine Ortung der letzten Buchung nur während der Arbeitszeit möglich ist, versichert König, solange der Mitarbeiter nicht "anstempelt", werden vom Smartphone oder Tablet keine Standortdaten übermittelt. Zusätzlich kann in der App jederzeit der übermittelte Standort mit Zeitangaben eingesehen werden. Diese Funktionen könne der Chef auch nicht manipulieren. Eine Ortung in den Pausen oder der Freizeit ist demnach ausgeschlossen.
Zeiterfassungs-Software protokolliert automatisch die Arbeitszeiten und Überstunden der Mitarbeiter. Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten werden exakt erfasst und verarbeitet. Mit einer projektbezogenen Zeiterfassung lässt sich der Zeitaufwand in mehreren Projekten dokumentieren und in Rechnung stellen.
"Bei GPS-Daten eines Gerätes handelt es sich nämlich regelmäßig um personenbezogene Daten – und die sind gesetzlich geschützt. Sobald das Gerät oder das Fahrzeug, in dem das Gerät verbaut ist, einer bestimmten Person zugeordnet werden kann, sind diese Daten ein schützenswertes Gut", heißt es in einem Beitrag des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Die Erhebung personenbezogener Daten sei im Beschäftigtenverhältnis in der Regel nur zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses zulässig.
Weiter heißt es dort: "Können Standortdaten etwa mittels Funk oder Telefon problemlos beim Mitarbeiter selbst abgefragt werden (Grundsatz der Direkterhebung beim Betroffenen), gestattet allein eine Zeitersparnis oder "Verwaltungsvereinfachung" nicht den Einsatz von Ortungstechnik. Auch zu Zwecken der Zeiterfassung oder Stundenabrechnung darf Ortungstechnik nicht der Direkterhebung von Arbeitszeiten durch den Beschäftigten selbst (z.B. Stechuhr oder Stundenzettel) vorgezogen werden."
Auf Nachfrage erklärt König weiter, dass bisher keine Vorfälle bezüglich des Datenschutzes bekannt seien. Die digitale Erfassung der Arbeitszeit ist zwar schon seit einiger Zeit verfügbar, die Nutzung laufe allerdings langsam an. Etwa 25 Prozent seiner Kunden würden derzeit die digitale Lösung nutzen – Tendenz steigend. Gerade bei einem Generationenwechsel im Unternehmen würden diese Schritte schnell vollzogen.
