Analyse: Das Zeitalter der E-Rechnung kann in Deutschland beginnen

Mit der jetzt erfolgten gesetzlichen Festschreibung der E-Rechnungspflicht im Business-to-Business-Bereich (B2B) ist ein wichtiger Meilenstein bei der Einführung strukturierter elektronischer Rechnungen in Deutschland erfolgt. Es wäre bedauerlich gewesen, wenn das Wachstumschancengesetz gescheitert wäre – und die gesetzliche Verpflichtung für die elektronische Rechnung vom Schicksal eines politischen Zankapfels wie diesem Gesetzespaket abhängig gemacht worden wäre.

Eine Analyse von Stefan Engel-Flechsig

Stefan Engel-Flechsig ist Rechtsanwalt, Leiter der ZUGFeRD Community und befasst sich seit über 20 Jahren mit elektronischen Rechnungen.

Schon seit 25 Jahren gibt es die europarechtliche Vorgabe im Mehrwertsteuerrecht für strukturierte Rechnungsdaten. Seit der ersten Einführung des strukturierten Datensatzes im europäischen Mehrwertsteuerrecht sind zahllose Aktivitäten in Europa gestartet worden, um einheitliche Rechnungsdatensätze und Rechnungsformate im europäischen Binnenmarkt zu ermöglichen, etwa im EU-Normungskomitee CEN und in der EU-Kommission. Auch in den Mitgliedsstaaten der EU wurden nationale Foren für elektronische Rechnungen ins Leben gerufen.

Standards für Europa

Zu Beginn ging es vor allem um Themen wie die Sicherung der elektronischen Rechnungen durch digitale Signaturen, die Anerkennung bereits vorhandener Datenaustauschformate oder die Neuausrichtung des Steuerrechts von der analogen, papiergebundenen Sichtweise auf elektronische Formate. In den letzten Jahren standen vor allem die Auswahl und Standardisierung der Formate auf europäischer Ebene im Vordergrund.

In jedem EU-Land sind diese Entwicklungen in unterschiedlicher Weise und mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten angenommen und umgesetzt worden. Die gewählten Lösungen und Anwendungen sind mithin von Land zu Land verschieden. Waren zu Beginn die nordischen Länder Impulsgeber, haben Länder wie Italien, Frankreich und auch Deutschland mehr und mehr ihre eigenständigen Lösungen entwickelt. Deutschland und Frankreich haben mit ZUGFeRD / Factur-X sogar ein gemeinsames Format geschaffen.

Unternehmen müssen umdenken

Nach so vielen Jahren ist eine gute Abdeckung durch Formate gegeben, die gesetzlichen Voraussetzungen sind immer wieder nachgeschärft worden, im B2B-Bereich werden der elektronische Datenaustausch (EDI) und andere Formate seit langer Zeit erfolgreich angewendet. PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden, ist zur praktischen Regel geworden. Und neben die steuerrechtlichen Anforderungen sind die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an elektronische Rechnungen getreten.

Mit der gesetzlichen Festschreibung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein fester gesetzlicher Rahmen für die Verwendung von elektronischen Rechnungen vorgegeben. Viele Unternehmen werden umdenken und ihre gewohnten Praktiken im Rechnungswesen neu ausrichten müssen: Nicht nur die vorhandenen Rechnungsprozesse im Ein- und Ausgang werden sie automatisieren müssen, daneben wird auch der Aufbau und die Pflege von Stammdaten, die Auswahl geeigneter Austauschformate und Konvertierungen sowie die Archivierung von Rechnungen werden zu ernst zu nehmenden Aufgaben in allen Unternehmen.

In den nächsten Monaten und Jahren wird es verstärkt um die Einbindung und Anwendungen der strukturierten elektronischen Rechnungen gehen. Mit der bereits im Jahr 2023 erfolgten Anerkennung von ZUGFeRD und XRechnung als strukturierte Formate durch die Steuerverwaltung wird der Anwendung dieser Formate im B2B-Bereich eine wichtige Rolle zukommen. Die Chancen zur Umsetzung in Deutschland stehen gut.

Hinweis in eigener Sache: Der iX-Workshop E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren erläutert die neuen gesetzlichen Vorgaben zur innerdeutschen E-Rechnungspflicht, die Unternehmen ab 2025 erfüllen müssen.

(axk)