Dienstreisen richtig abrechnen

Wenn ein Mitarbeiter auf Dienstreise gehen muss, dann bekommt er vom Arbeitgeber in der Regel alle anfallenden Reisekosten ersetzt. Allerdings sollte das Unternehmen dabei ein paar steuerliche Besonderheiten beachten, wie Steuerberater Ralf Müller von Baczko erklärt.

Befindet sich ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise entstehen ihm zwangsläufig Reisekosten. Dies sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten aber auch Verpflegungskosten. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer sämtliche Aufwendungen steuerfrei ersetzen. Doch bei den Verpflegungskosten ist das nicht ganz so einfach. Zum Einen dürfen hier maximal die sog. Verpflegungsmehraufwendungen ersetzt werden. In aller Regel werden diese geringer ausfallen, als die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten. Zum Anderen gibt es noch ein besonderes Problem in Bezug auf das Frühstück, dass meistens in den Hotelkosten enthalten ist.

Die Lohnsteuerrichtlinien 2011 geben allerdings her, dass das Frühstück bei Auswärtstätigkeit mit dem günstigen Sachbezugswert von 1,57 Euro angesetzt werden kann. Dafür muss die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt sein (was in jeder Hinsicht empfehlenswert ist) und diese Hotelkosten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstattet werden. Wenn dann in der Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers von den Verpflegungsmehraufwendungen der Betrag in Höhe von 1,57 Euro pro Frühstück abgezogen wird, erfolgt keine Lohnversteuerung oder Erhebung von Sozialversicherungsbeiträgen auf das Frühstück.

Dipl.-Kfm. Ralf Müller von Baczko, Steuerberater. Als studierter Betriebswirt hat Ralf Müller von Baczko 1987 die Kanzlei MVB & CIE. Müller von Baczko, Steuerberatungs- gesellschaft mbH mitbegründet und als Hauptgeschäftsführer geleitet. Ab 1990 expandierte Müller von Baczko mit mehreren Niederlassungen bundesweit. Der vielfach musisch begabte Familienvater ist der geistige Vater des Konzepts und Geschäftsführer von steuerberaten.de

Ein Problem entsteht allerdings wieder, wenn der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen um mehr als 1,57 Euro kürzt. Denn dann wird von einer umsatzsteuerpflichtigen Leistung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgegangen. Also, als ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Frühstück verkauft hätte. Doch die Umsatzsteuer ist vom Arbeitgeber zu zahlen. Ein geldwerter Vorteil ist vom Arbeitnehmer trotzdem nicht zu versteuern.

Ein Beispiel: Ein Diplom-Informatiker fährt vom Arbeitgebersitz Köln nach Bielefeld, um dort Kunden zu betreuen. Er bleibt dort drei Nächte und übernachtet in einem Hotel in der Nähe der Kunden. Bei der Abreise erhält er eine Rechnung von 300 Euro. Ausweislich entfallen davon 45 Euro auf das Frühstück und die restlichen 255 Euro auf die Übernachtung. Die Hotelrechnung wird auf den Arbeitnehmer ausgestellt.

In Köln erstellt der Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung. Neben Fahrtkosten rechnet der Arbeitnehmer auch die Hotelrechnung ab. Außerdem ermittelt er die Verpflegungsmehraufwendungen anhand seiner Abwesenheit (1. und 3. Tag jeweils zwischen 14 und 24 Stunden = 12 Euro je Tag, am 2. Tag 24 Stunden = 24 Euro) mit 48 Euro. Für die drei Frühstücke werden von den 48 Euro insgesamt 4,71 Euro (3 x 1,57 Euro) abgezogen.

Der Arbeitnehmer muss nun keinen geldwerten Vorteil versteuern, weil er eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes geleistet hat und der Arbeitgeber muss nun auch nicht Umsatz versteuern. Würden pro Frühstück jedoch die vollen 15 Euro, insgesamt 45 Euro abgezogen, müsste der Arbeitgeber die 45 Euro der Umsatzsteuer unterwerfen (OFD Rheinland vom 17.02.2011 – 4/2011). (Marzena Sicking) / (map)
(masi)