Erfolgreiche Schulung beim Kunden: Die Vorbereitung (Teil I)

Weiterbildung ist für jedes Unternehmen wichtig, denn eine hohe Qualifikation ist im Wettbewerb entscheidend. Doch es sind nicht nur Berufstrainer, die für entsprechende Schulungen eingesetzt werden. Wenn es beispielsweise um erklärungsbedürftige Produkte geht, werden immer öfter auch Außendienstmitarbeiter des dazugehörigen Anbieters gefragt, ob sie das Personal nicht entsprechend schulen können. Wer im Verkauf, Service oder Beratung tätig ist, muss damit rechnen, beim Kunden auch als Trainer angefragt zu werden. Wer diesen Service liefern kann, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil. So mancher Dienstleister kommt dabei auch auf den Geschmack und versucht mit Schulungsservices einen neuen Geschäftszweig zu etablieren. Karl Heinz Lorenz gibt Tipps für die ansprechende und sichere Seminargestaltung.

1. Zielsetzung abklären

Genau wie bei jedem anderen Projekt ist Vorbereitung das wichtigste. Klären Sie als erstes ab, welche Vorstellungen und Ziele der Kunde dabei hat. Unter welchem Titel bzw. Schwerpunkt soll das Seminar aufgehängt werden und was soll im Idealfall mit dem Seminar erreicht werden? Hat der Auftraggeber vielleicht besondere Wünsche in Bezug auf die Gestaltung und den Inhalt?

Karl Heinz Lorenz (50), Diplom Betriebswirt (DH), Managementtrainer, Berater und Hochschuldozent, ist Inhaber von LORENZ-SEMINARE Personality- & Competence-Training, Weidenthal und Autor ("Typisch Kunde!"). Kontakt und weitere Informationen: info@lorenz-seminare.de

Ein häufig auftretendes Phänomen beim Kunden ist – und zwar nicht nur in Bezug auf Seminare –, dass er Ihnen seine Vorstellungen nicht genau schildern kann. Hinterher weiß er dafür aber umso genauer, dass er es ebenso nicht haben wollte. Um die speziellen Wünsche des Auftraggebers zu erfahren, hilft es oft die Frage zu stellen: "Warum genau dieses Seminar jetzt?".

2. Ausgangssituation klären

Fragen Sie als nächstes ab, an welchem Punkt Sie eigentlich starten. Haben die Mitarbeiter vielleicht schon Vorkenntnisse oder starten Sie tatsächlich bei "Null"? Das ist eine ausgesprochen wichtige Frage, denn das ist das Fundament auf dem Sie Ihre Schulung aufbauen. Die Ausgangssituation entscheidet unter anderem auch darüber, wie lange das Seminar dauert. Bei erfahrenen Teilnehmern brauchen Sie vielleicht nur fünf Stunden, um das notwendige Wissen zu vermitteln, bei Einsteigern unter Umständen zwei Tage. Das hat Auswirkungen auf die gesamte Planung und Gestaltung.

Geschieht die Auftragsvergabe durch jemanden, der keinen direkten Kontakt mit den Schulungsteilnehmern hat, sollten Sie die Aussagen kritisch hinterfragen. Im Idealfall sollten Sie versuchen, schon vor dem Seminar einen Kontakt zu den Teilnehmern aufzubauen (aber den Auftraggeber vor der Kontaktaufnahme bitte um Erlaubnis fragen!). So können Sie sich ein Bild von Ihrer Zielgruppe und deren Wissensstand machen. Schlagen Sie beispielsweise vor, sich via Online-Meetingsystem zu treffen und gemeinsam die Agenda durchzugehen. So eine Plattform bietet sich dann auch zur Seminarnachbearbeitung an.

3. Seminarplan erstellen

Basierend auf diesen Informationen sollten Sie eine Agenda erstellen und in klar verständlichen Sätzen beschreiben, was die Teilnehmer im Seminar erwartet. Zeigen Sie nach Möglichkeit auch auf, wieviel Zeit für die einzelnen Themen angedacht ist. Schicken Sie diese Agenda an den Kunden, damit dieser prüfen kann, ob seine Wünsche und Ziele richtig verstanden und als Trainingsinhalte umgesetzt wurden.

4. Logistik klären

Klären Sie mit dem Kunden möglichst frühzeitig die Details der Organisation. Wer kümmert sich um den Seminarraum, die notwendige Technik und die Verpflegung in den Pausen? Gerade wenn es sich nicht um ein In-House-Seminar handelt, kann es hier leicht zu Missverständnissen kommen. Und selbst wenn die Schulung bei Ihrem Kunden stattfindet und Sie nicht selbst den Kaffee für die Pause organisieren müssen: besprechen Sie die notwendige Größe des Raumes, Bestuhlung, Ausstattung und beispielsweise auch, ob Sie zusätzliche Räume für Gruppenarbeiten brauchen. Wichtig: Skripte oder Handouts dürfen bei einem Seminar nicht fehlen. Auch hier muss geklärt werden, ob Sie sich darum kümmern oder nur die Daten zur Verfügung stellen und der Kunde das Material nach eigenen Vorstellungen produzieren lassen möchte. (map)
(masi)