Ich war's nicht: die besten Ausreden für eine Budget-Überziehung

Die Schätzung der zu erwartenden Kosten war total daneben und nun stehen Sie da und müssen erklären, warum das Projekt dreimal so viel gekostet hat, wie ursprünglich geplant oder warum Ihre Abteilung in diesem Jahr noch einen dicken Zuschuss brauchen wird.

Regel Nr. 1: Es gibt für alles eine Erklärung

Das einzige, wobei man Sie niemals erwischen darf, ist die Hilflosigkeit. Auch wenn Sie im Grunde keine Ahnung haben, wieso Ihnen gerade das Budget um die Ohren fliegt, müssen Sie immer den Eindruck erwecken, dass Sie hautnah dabei sind. Das heißt, Sie haben das Problem erkannt und analysiert und können es genau benennen. Oder behaupten das einfach mal. Eines muss dabei ganz klar sein: an Ihnen lag es ganz sicher nicht.

Die Mitarbeiter haben geschlampt

Sie haben doch alles richtig gemacht, als Sie die Kollegen ins Boot geholt und den Bedarf bei ihnen abgefragt haben. Es ist definitiv nicht ihre Schuld, dass einer dieser Pappnasen ein paar wichtige Kosten nicht angegeben hat. Der hatte seinen Bereich nicht im Griff und die bevorstehenden Ausgaben nicht auf dem Radar und nun müssen Sie es ausbügeln. Natürlich werden Sie es irgendwie schaffen. Aber in Zukunft werden Sie sich eben nicht mehr auf die Angaben der Mitarbeiter verlassen können. Erklären Sie Ihrem Chef, dass Sie die Mitarbeiter wirklich gerne an Entscheidungen teilhaben lassen wollten – man weiß doch, wie gut das für deren Motivation ist –, aber so geht es nun wirklich nicht, da werden Sie künftig eben andere Seiten aufziehen müssen. Singen Sie einfach das Lied des enttäuschten Abteilungsleiters.

Der Dienstleister hat geschlampt

Die freien Mitarbeiter/Dienstleister, die Sie beschäftigen, haben einfach schlecht gearbeitet. Leider nicht so schlecht, dass Sie die Zahlung verweigern könnten oder eine kostenlose Nachbesserung fordern dürfen. Aber doch so schlecht, dass das Ergebnis Ihren hohen Qualitätsansprüchen nicht genügt. Und lieber überziehen Sie ein wenig das Budget, als diese schlechte Arbeit an den Kunden weiterzugeben. Das ist doch im Sinne des Unternehmens, oder?

Das ist gar nicht die aktuelle Version

Budgets werden laufend überarbeitet und angepasst. Jedenfalls in den meisten Firmen. Sie können sich also auch blöd stellen und behaupten, das Budget sei gar nicht überzogen, sondern genau im Plan. Offensichtlich hat Ihr Chef einfach die letzte Version, in der all diese "Überraschungen" bereits berücksichtigt waren, einfach nicht bekommen. Um diese Ausrede zu benutzen, muss man allerdings schon sehr verzweifelt sein. Denn sie kann sich leicht in Luft auflösen, da das Budget ja in der Regel von Ihrem Vorgesetzten freigegeben wird. Also müssen Sie auch erklären können, weshalb Sie das Geld ohne Freigabe ausgegeben haben.

Überraschende Kosten

Die Weltwirtschaftskrise, die Rohstoffpreise, die überraschende Schwangerschaft Ihrer Assistentin, der Unfall mit dem Dienstwagen... es gibt eben Dinge, die kann man nicht planen, aber die Kosten leider manchmal auch ziemlich viel Geld. Und diese zusätzlichen Kosten haben Ihr Budget gesprengt. Eine Art höhere Gewalt sozusagen.

Fazit nicht vergessen

Natürlich haben Sie daraus gelernt. Selbstverständlich wird Ihnen das im nächsten Jahr nicht mehr passieren. Dank Ihrer genialen Analyse haben Sie nicht nur die Fehler analysiert, sondern auch eine Strategie entwickelt, wie Sie die zusätzlichen Ausgaben wieder reinholen. Ja, nächstes Jahr wird alles anders, ganz sicher, Chef! (Marzena Sicking) / (map)
(masi)