Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die Wirtschaftskrise hat leider nicht nur bei den Umsätzen ihre Spuren hinterlassen, auch bei der Zahlungsmoral der Kunden gibt es Probleme. Während sich einige Wirtschaftszweige wie die Baubranche über eine steigende Zahlungsmoral freuen dürfen, wird das Dienstleistungsgewerbe hier noch arg gebeutelt, Online-Händlern machen dreiste Betrüger außerdem zusätzlich das Leben schwer.

Und es nützt dem IT-Händler der schönste Projektauftrag nichts, wenn die dazugehörigen Rechnungen nicht rechtzeitig beglichen werden. Schließlich muss er selbst in den meisten Fällen in Vorleistung gehen, das gilt nicht nur für seine Dienstleistung, sondern in vielen Fällen auch für den Einkauf von Hardware. Säumige Kunden können da schnell zu einer echten existenziellen Bedrohung werden.

Leider steht dem auch noch ein schlechtes Forderungsmanagement gegenüber, wie eine Umfrage des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) zeigt. Zwar setzen bereits viele Händler auf technisch ausgefeilte Bezahl- und Bonitätsprüfungssysteme. "Aber vor allem kleinere Shops und Startups vernachlässigen diesen wichtigen Geschäftsbereich oftmals sträflich", sagt BDIU-Präsident Wolfgang Spitz. Ein Fünftel der BDIU-Mitglieder berichtet, dass das Mahnwesen kleiner Shops mit bis zu zehn Mitarbeitern mangelhaft sei. 27 Prozent nennen es "ausreichend", 35 Prozent beurteilen es mit "befriedigend". Dagegen bewerten die Hälfte der Umfrageteilnehmer das Mahnwesen großer Händler mit mehr als 100 Mitarbeitern als gut oder sehr gut.

Durchdachtes Forderungsmanagement

Aber wie soll man nun mit säumigen Kunden verfahren? Das wichtigste ist zweifelsohne ein durchdachtes Forderungsmanagement, dass bereits bei der Geschäftsanbahnung beginnen sollte. Bei gewerblichen Kunden beginnt die Prüfung der Seriosität bei den Angaben der Firma. Sind Firmenname, Vorname und Name des Geschäftsführers beziehungsweise Geschäftsinhabers genannt? Ist die Adresse vollständig oder wurde nur ein Postfach angegeben? Denn wenn Sie eine Mahnung verschicken müssen, brauchen Sie die vollständigen Daten und ist der Kunde im Verzug, wird er Ihnen vermutlich die fehlenden Angaben auch nur noch zögerlich geben, um das Verfahren in die Länge zu ziehen. Die Auskünfte können Sie sich auch auf offiziellem Wege holen, doch solche Auskünfte kosten Geld und auch Zeit. Daher ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle notwendigen Informationen von Anfang an vorliegen.

Desweiteren sollten die Zahlungsmodalitäten vertraglich festgehalten werden, damit man nicht hinterher erklären muss, wie es gemeint war bzw. sich der säumige Kunde nicht auf andere Zahlungsfristen berufen kann. Vertrag kommt von Vertragen: jeder Punkt, denn Sie schriftlich festlegen, ist einer weniger, über den Sie sich hinterher eventuell streiten müssen.

Wichtig ist auch eine zügige Bearbeitung: Stellen Sie die Rechnung möglichst zeitnah, also sobald die Leistung erbracht worden ist. Trudelt sie erst Wochen später ein, hat der Kunde die Leistung nicht mehr vor Augen oder hat sie innerlich schon abgehackt oder glaubt, wenn Sie sich so lange Zeit mit der Rechnungsstellung lassen, dann kann er es mit dem Begleichen ebenso locker angehen. Das ist Rechnungspsychologie, die man aber nicht unterschätzen sollte.

Wenn der Kunde innerhalb der vereinbarten Zeit nicht zahlt, müssen Sie nicht gleich den Mahnungshammer rausholen. Ein persönliches Gespräch kann sehr effektiv sein, vor allem, wenn es sich um Kunden handelt, mit denen Sie noch öfter Geschäfte machen wollen. Greifen Sie zum Telefon und fragen Sie nach: ist die Rechnung überhaupt angekommen? Wurde sie vielleicht einfach von einem Mitarbeiter vergessen und wird aufgrund Ihres Anrufs gleich beglichen? Oder wurde nicht bezahlt, weil der Kunde mit der Rechnung nicht einverstanden ist? Dann kann man das auf anderem Wege klären und der Kunde wird sicher positiv vermerken, dass Sie nicht sofort den offiziellen Weg gehen.

Natürlich können Sie auch auf diesem Wege einen neuen Zahlungstermin oder eine Ratenzahlung vereinbaren, diese sollte dann allerdings nochmal schriftlich bestätigt werden. Ansonsten ist eine freundliche Zahlungserinnerung das erste Mittel der Wahl. Diese sollte zeitnah nach Ablauf der Zahlungsfrist erfolgen (hier kommt wieder die Rechnungspsychologie ins Spiel).

Haben diese Wege nichts gebracht, bleibt Ihnen nur der Weg zum Anwalt, der ein Mahnschreiben verfassen wird. Eine solche "offizielle" Aufforderung, bei der der Kunde schon eine mögliche Klage vor Augen hat, ist in vielen Fällen der nötige Anstoß für eine Überweisung. Der Anwalt gibt dem Kunden eine Frist vor. Lässt er diese wieder verstreichen, beantragt der Anwalt einen Mahnbescheid und erhebt gegebenenfalls auch Klage. Natürlich können Sie das Forderungsmanagement auch an ein Inkassounternehmen auslagern, dass sich um alle Formalitäten kümmert.

Wer vor den dazugehörigen Kosten zurückschreckt, kann auch selbst beim Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen. Wenn der Kunde diesem nicht widerspricht, kann in der Folge ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Auch gegen diesen kann der Kunde vorgehen. Tut er das nicht, haben sie einen Titel, der Ihnen die Zwangsvollstreckung ermöglicht.

Es gibt natürlich auch Alternativen, vor allem bei gewerblichen Kunden könnte die Bezahlung in Form von Produkten oder Dienstleistungen erfolgen. Das ist immer noch besser, als eine Zwangsvollstreckung bei der kein Geld fließt, weil der Schuldner keins hat. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann künftig natürlich auch eine Anzahlung auf seine Dienstleistungen oder Waren einfordern. Vor allem, wenn es sich um größere Beträge handelt, ist das auf jeden Fall sinnvoll. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)