Rechnungen: Billiger per Steckdose
Seite 3: Externe Helfer
Im WebEDI-Portal von First Businesspost erhält jeder für den angemeldeten Besucher erreichbare Rechnungsempfänger eine maßgeschneiderte Datenmaske.
Fürs E-Billing – mit weniger allgemeinen Anforderungen als die Behörden-Korrespondenz via De-Mail – hat sich bereits ein breiter Markt an Diensten gebildet, die den elektronischen Rechnungsverkehr für unterschiedliche Arten von Absendern und Empfängern zum Beispiel über Webportale abwickeln und ihren Abonnenten auch die Dokumentation gegenüber dem Finanzamt erleichtern.
Manche Dienste beschränken sich im Wesentlichen darauf, eingereichte Dokumente qualifiziert zu signieren und an den Empfänger auszuliefern, mitunter gleich zusammen mit dem Prüfbericht über die Gültigkeit der soeben angebrachten Signatur.
Wer eine Rechnung von so einem Dienst entgegennimmt, sollte nach logischen Gesichtspunkten auf der sicheren Seite stehen – wir wüssten nicht, wie ein Betrieb in diesem Szenario Eingangsrechnungen manipulieren könnte. Allerdings kam uns auch die Rechtsmeinung zu Ohren, dass ein Betrieb seine Eingangsrechnungen auf jeden Fall nach dem Zeitpunkt des Eingangs auf Gültigkeit ihrer Signaturen prüfen müsste. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte daher immer noch eine eigene Prüfung vornehmen.
Mehrwert statt Steuer
Angemeldete Benutzer des ServiCon-Portals können ihre Arbeitsabläufe per Web-Interface konfigurieren.
Eingesparte Druckkosten sind schön und gut. Doch ein Rechnungs-PDF aus dem Mail-Verzeichnis muss man genauso wie das bedruckte Papier aus dem Briefkasten erst einmal auswerten, bevor die Fibu-Software etwas damit anfangen kann. Viel schneller lässt sich etwa eine Eingangsrechnung bearbeiten, wenn sie relevante Angaben wie Auftrags-Nummer, Rechnungsbetrag und Kostenstelle beim Kunden von vornherein in einem verwertbaren Format mitbringt.
Deshalb sehen sich insbesondere die Zulieferer von Großunternehmen oft bedrängt, ihre Rechnungen im ganz speziellen Wunschformat ihres Kunden zu erstellen. Dies kann etwa dem SAP-Standard IDOC/Invoic oder dem XML-Schema OpenTRANS entsprechen, wird aber erfahrungsgemäß trotzdem für jeden Kunden eine Menge individueller Details umfassen.
Sogenannte Konsolidierungsdienste bringen die diversen Formatanforderungen unter einen Hut. Sie nehmen über unterschiedliche Schnittstellen die Daten der Rechnungssteller entgegen, konvertieren sie in ein einheitliches Übergangsformat und bringen sie anschließend für den jeweiligen Rechnungsempfänger in Fasson.
Die Linksammlung des Netzwerks elektronischer Geschäftsverkehr enthält auch eine Übersicht auf rund 40 Signatur- und Konsolidierungsdienste. Die folgenden Absätze umreißen die Anbieter mit den meisten Kunden in Deutschland. Reine Signaturdienste sowie branchenspezifische Angebote haben wir hierbei ausgeklammert.
