Rechnungen: Billiger per Steckdose

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Behauptungen, dass jede konventionell verschickte Rechnung den Aussteller 9 bis 17 Euro kostet, sollen Unternehmen zum Umstieg auf elektronischen Rechnungsversand motivieren. Sparpotenziale dieser Höhe sind zwar nur schwer überprüfbar, doch zweifellos kann man außer Briefbögen, Kuverts und Porto auch eine Menge Arbeit sparen, wenn man Rechnungen vom Postweg aufs Internet umleitet, ganz zu schweigen vom Zeitgewinn. Kein Wunder, dass mächtige Großunternehmen ihre Geschäftspartner so weit wie möglich auf papierlosen Geschäftsverkehr einschwören. Kleinere Betriebe stehen dann oft vor der Wahl, sich entweder mit Geld und Mühe für diesen Rechnungsweg fit zu machen, oder auf einen Großkunden zu verzichten.

Für den digitalen Rechnungsversand – auf Neudeutsch auch E-Billing oder EBPP (Electronical Bill Presentment and Payment) – stehen vier Alternativen zur Wahl: Die einfachste davon baut auf PDF-Anhänge normaler EMails, die aufwendigste und mächtigste auf eine maßgeschneiderte EDI-Verbindung für den Electronic Data Interchange zwischen eng verflochtenen Geschäftspartnern. Zwischen diesen Extremen liegt der dritte Ansatz, Rechnungen nach bevorstehender Rechtslage mit einem geschlossenen E-Mail-System zu verschicken, sowie der vierte, Rechnungen auf einem Web-Portal abzulegen, von dem sie der Empfänger herunterlädt. Die folgenden Absätze umreißen, was diese Techniken bringen und was dabei zu beachten ist.

Was muss, das muss

Elektronische Rechnungen kommen im Geschäftsverkehr nur zum Zuge, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Nach Expertenmeinung lässt sich dieses Einverständnis aber schon daraus ableiten, dass jemand stillschweigend eine elektronische Rechnung akzeptiert hat. Wer seinen Betrieb nicht gezielt aufs E-Billing vorbereitet hat, sollte deshalb die Entgegennahme elektronischer Rechnungen ausdrücklich verweigern.

Unabhängig davon gelten für die papierlosen Dokumente dieselben Anforderungen wie für konventionelle Geschäftsbriefe: Sie müssen schriftlich niedergelegt sein, man muss ihren Absender erkennen und sie sollen sich unbeschadet zustellen lassen. Faxe, die beim Empfänger einem Papierstau zum Opfer fallen könnten, sind vor diesem Hintergrund eine schlechte Wahl, prinzipiell aber zulässig – doch dazu später mehr. E-Mails eignen sich besser als Rechnungs-Medium, müssen dann aber dieselben Informationen enthalten, wie man sie auf einem gedruckten Geschäftsbrief typischerweise in der Fußzeile vorfände.

Fürs Geschäft mit Privatleuten genügen diese Kriterien voll und ganz, und wenn die Kunden mit einem Rabatt an den Einsparungen des Rechnungsstellers teilhaben dürfen, profitieren alle Beteiligten vom E-Billing.

Im E-Commerce zwischen Unternehmen verspricht der elektronische Dokumentenaustausch handfeste weitere Vorteile, mehr dazu weiter unten. Andererseits besteht Vater Staat hierfür auf zusätzlichen Nachweisen, dass eine Rechnung tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Betriebe, die hierfür ungeeignete Rechnungen ausstellen, riskieren Bußgeldbescheide über mehrere tausend Euro.

EDI dokumentiert die Identität des Absenders automatisch. Per E-Mail verschickte elektronische Rechnungen müssen für diesen Zweck erstens eine qualifizierte digitale Signatur tragen, und zweitens muss der Empfänger in jedem Fall nachweisen können, dass er die Gültigkeit dieser Signatur online überprüft hat. Andernfalls kann der Buchprüfer nach Jahren in Abrede stellen, dass der Debitor die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer bezahlt hat, auch wenn der Rechnungsaussteller diesen Posten ganz ordnungsgemäß fürs Finanzamt eingetrieben und abgeführt hat. Der geprüfte Betrieb muss diese Beträge dann ein zweites Mal entrichten.

Mehr noch: Sowie eine Rechnung elektronisch zugestellt worden ist, gilt die betreffende Datei als das Originaldokument, welches der Empfänger nach den gültigen Vorschriften elektronisch aufzubewahren hat. Das bedeutet, dass er sowohl die Rechnung als auch den Prüfnachweis, dass deren Signatur gültig ist, in ein elektronisches Archiv übertragen und dort mit seiner eigenen qualifizierten Signatur versiegeln muss.