Checkliste Projektmanagement: So sorgen Sie für einen guten Start

Inhaltsverzeichnis

Projekte sind wie Geschenke an Weihnachten: Man weiß zwar, was man sich wünscht, aber nicht, ob man es auch wirklich bekommt. Mit etwas Struktur und Planung lassen sich – zumindest bei Projekten – die Chancen auf einen Erfolg doch gut steuern:

1. Projekt, ja oder nein?

Nicht jeder Auftrag oder jedes interne Vorhaben ist ein "Projekt", dass das entsprechende Management braucht. Bevor Sie also unnötig Ressourcen binden, betrachten Sie zunächst die Aufgabenstellung. Sichere Anzeichen dafür, dass es sinnvoll ist, ein Projektteam zu bilden und ein Projektmanagement zu installieren sind die folgenden Punkte: Es handelt sich um ein komplexes, innovatives Projekt, das unter Zeitdruck und mit klar abgegrenzten Ressourcen bzw. finanziellen Mitteln durchgeführt werden muss. Sie können die Aufgabe nicht erfüllen, indem Sie auf bestehende Standards zurückgreifen. Die Zielerreichung ist mit vielen Fragezeichen und Unsicherheiten verbunden und erfordert viel Kreativität und Flexibilität. Es müssen voraussichtlich verschiedene Abteilungen mitwirken, die üblicherweise aber nicht täglich kooperieren. Oder anders ausgedrückt: Lässt sich die Herausforderung nicht mit und innerhalb der bestehenden Strukturen lösen, sollten Sie ein Projektteam bilden. Denn ohne klare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten, werden Sie sicher kein zufriedenstellendes Ergebnis erreichen.

2. Teamzusammenstellung und persönliche Beziehungen

Projektarbeit findet im Team statt, das unter der Leitung des Projektverantwortlichen, des Teamleiters, steht. Je besser sein persönliches Verhältnis zu den Teammitgliedern ist, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Deshalb sollte ein Projektmanager zu allen gute persönliche Beziehungen aufbauen und pflegen. Und Sie als Unternehmensleiter sollten bei der Auswahl des Projektleiters eine besonders große Sorgfalt an den Tag legen. Denn der Projektleiter muss Kontrollieren, Analysieren, Fehler korrigieren, Motivieren und Entscheiden. Er muss auch Ziele setzen und Milestones überprüfen. Natürlich kann er einige dieser Aufgaben auch an andere Teammitglieder delegieren. Genauso wichtig wie die Wahl des Projektleiters ist auch die Zusammensetzung des restlichen Teams. Es ist wichtig, dass sich die Teilnehmer "riechen" können. Es ist typisch für ein Projekt, dass das Ziel bekannt, aber der Weg dorthin erarbeitet werden muss. Hier kommt es zwangsläufig zu Differenzen. Bestehen von vornherein Antipathien, wird die Sache zusätzlich und unnötig erschwert.

3. Vorbereitung

Das wichtigste bei der Vorbereitung eines Projektes ist die klare Zielvorgabe. Es ist die Aufgabe des Teams, einen Weg bzw. eine Lösung zu finden, um das gewünschte Resultat zu erreichen. Aber welches Ziel am Ende des Wegen stehen muss, müssen Sie vorgeben und zwar ohne "Managementgeschwurbel", sondern in klaren, deutlichen Worten. Auch finanzielle, zeitliche und personelle Vorgaben müssen von Anfang an klar definiert sein. Stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter von ihren sonstigen Aufgaben entbunden werden bzw. eine Vertretung haben. Sie können die bisherigen Tätigkeiten nicht "nebenbei" durchführen. Vielleicht können Sie es doch, aber dann sind sie gestresst und beim Projekt nicht "voll bei der Sache". Ein Projekt ist außerdem keine Spielwiese für Egotripps: Wer für welchen Bereich verantwortlich ist, muss von Anfang an feststehen, sonst stecken die Mitarbeiter mehr Energie in Machtkämpfe, als in das Projekt.

4. Planung

Zu einer guten Projektplanung gehören nicht nur Schätzungen von Aufwand, Kosten und anderen Ressourcen, sondern auch ein gutes Risikomanagement. Ein Kennzeichen von Projekten ist nun mal auch die Unsicherheit, die neue Herausforderungen mit sich bringen. Komplett ausschließen kann man Risiken nie, aber man sollte darauf vorbereitet sein. Deshalb erstellen Sie unbedingt auch eine große Risikoanalyse und treffen Sie die daraus resultierenden Vorsorgemaßnahmen. Auch sogenannte "Milestones", also Zwischenziele, mit denen die Fortschritte des Projekts gemessen werden, gehören unbedingt zur Projektplanung.

5. Erstellen Sie Checklisten für jede Etappe

Oft wird unterschätzt, wie wichtig Checklisten bei der Projektplanung sind. Tatsächlich sind sie wie ein Fahrplan, der den Teammitgliedern hilft, den Überblick und vor allem das Ziel im Auge zu behalten. Checklisten helfen außerdem dabei, zu überprüfen, ob wirklich alle wichtigen Vorbereitungen getroffen wurden, ob Zwischenziele erreicht, wesentliche Schritte geplant und durchgeführt werden. Bei allgemeinen Checklisten, beispielsweise zur Definition des Auftrags und der Aufgaben, können Sie auf bestehende Vorlagen zurückgreifen. Unerlässlich ist es aber auch, individuelle Checklisten für Ihr anstehendes Projekt zu erarbeiten: hierbei sollten z.B. die grundlegenden Anforderungen und Ressourcenverteilung thematisiert werden, aber auch die Projektkontrolle und -steuerung bedürfen einer sorgfältigen Planung und schriftlichen Festlegung. Auch Phasenpläne lassen sich in Form von Checklisten festhalten.

6. Kontrolle

Einer der wichtigsten Punkte im Projektmanagement ist die sorgfältige Kontrolle. Geprüft werden muss, ob man noch in der Zeit liegt, die nötigen Ressourcen vorhanden sind und ausreichen, ob es Probleme im Team gibt, ob sich das Projekt überhaupt lohnt und ob man sich noch auf dem richtigen Weg befindet. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)