Meetings: so werden sie effizient und erfolgreich

Sinnlos herumsitzen will eigentlich keiner und alle wünschen sich, das nächste Meeting würde tatsächlich etwas bringen. Im besten Fall werden bei einer Besprechung Informationen ausgetauscht, Probleme angesprochen und diskutiert und Lösungswege erarbeitet. Leider sind die meisten Meetings aber trotzdem reine Zeitverschwendung. Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet, der Beamer funktioniert nicht, Kollege H. nutzt die Runde, um sich mal wieder als großen Macher darzustellen und nach 2 Stunden weiß eigentlich keiner, wieso man so lange zusammen saß.

Damit sind auch die typischen Fallen in einem Meeting aufgezählt. Und wer sie kennt, kann sie auch umgehen und seine Besprechungen effizient und erfolgreich gestalten. Hier die wichtigsten Punkte, auf die Sie bei der Vorbereitung und im Meeting achten sollten.

Prüfen Sie die Notwendigkeit: Wenn man Umfragen unter Führungskräften und Arbeitnehmern glauben darf, dann leiden eigentlich alle darunter, dass es viel zu viele Meetings gibt. Die Zahl der Besprechungen lässt sich aber am einfachsten steuern. Bevor Sie also eine Konferenz einberufen, prüfen Sie genau, ob dies wirklich nötig ist. Kleiner Tipp: Es sollte um Fragestellungen gehen, die den Rahmen von Einzelgesprächen sprengen würden.

Das Meeting braucht einen Schwerpunkt und eine Agenda

Legen Sie die Themen fest: Das Meeting braucht einen Schwerpunkt und eine Agenda. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Themen im Meeting besprochen und welche Ziele erreicht werden sollen. Halten Sie dieses schriftlich fest und verschicken Sie die Agenda mit der Einladung an die Teilnehmer. Machen Sie klar, dass keine Themen "abgefeiert" werden, die nicht auf der Agenda stehen. So verhindern Sie, dass man vom Thema abkommt und sich in Nebenkriegsschauplätzen verliert. Bestimmen Sie einen Diskussionsleiter.

Sorgen Sie für eine funktionierende Organisation: Viel Zeit geht verloren, weil die Meetingteilnehmer vor einem (noch) besetzten Konferenzraum stehen, darauf warten, dass der Beamer endlich anspringt. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass hier nichts schiefgehen kann. Eine Besprechung, die mit organisatorischen Pannen beginnt, ist schon gescheitert, bevor Sie begonnen hat.

Entscheidende Fragen vorab mitteilen: Geht es um Entscheidungen, die zur Diskussion stehen, dann teilen Sie das den Teilnehmern vorher mit. Die Mitarbeiter müssen eine Chance haben, über die Themen nachzudenken. Machen Sie klar, dass Sie darauf bestehen, dass die Teilnehmer vorbereitet zum Meeting kommen. Trick: Bitten Sie um schriftliche Einreichung der Fragen, die noch besprochen werden sollen und zwar vor dem Meeting.

Gemeinsame Lösungen: Im Meeting selbst sollten die Punkte anhand der Agenda abgearbeitet werden, die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten diskutiert und bewertet werden. Am Ende sollte die Abstimmung über die favorisierte Lösung sowie eine Besprechung über deren Umsetzung stehen. Als Ergebnis sollte eine "to-do"-Liste herauskommen, die bereits einen Zeitplan beinhaltet und in der auch schon Verantwortlichkeiten festgelegt sind.

Ergebnisse festhalten: Erstellen Sie (oder lassen Sie erstellen) nach dem Meeting ein Protokoll plus ein Ergebnisprotokoll. Dieses sollten Sie den Teilnehmern mit der Bitte um Durchsicht und Korrektur zuschicken. So vermeiden bzw. klären Sie Missverständisse sofort und sorgen dafür, dass das vereinbarte Ziel nicht aus den Augen gerät. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)