E-Mail an alle

Wenn man Neuigkeiten in einem Meeting verkündet, besteht die Gefahr, dass die Botschaft bei jedem Teilnehmer anders ankommt. In manchen Fällen ist es also besser, die Informationen – vor oder nach der Konferenz – in einer E-Mail an die Belegschaft zu verschicken. Nicht jede E-Mail kann man dabei der Assistentin überlassen und nicht jede Firma hat Kommunikationsprofis im Haus, die sich um den Feinschliff kümmern. Dann muss der Chef selbst ran. Und das ist gar nicht so schwer, wenn man die folgenden Tipps berücksichtigt.

Besinnen Sie sich auf Ihre Botschaft

Bevor Sie einfach in die Tasten hauen, versuchen Sie zunächst die Botschaft, die Sie rüberbringen wollen, so kurz wie möglich zusammenzufassen. Welches sind die Kernaussagen, um die es Ihnen geht? Halten Sie diese zunächst als Notiz fest. Zusätzliche Infos und weitreichende Erklärungen gehören hier nicht hin.

Schaffen Sie eine Gliederung

Das mag für Sie nach Schulaufsatz klingen, aber eine Gliederung ist nun mal das effektivste Instrument, um Ordnung in die Gedanken zu bringen und die Inhalte auch für andere nachvollziehbar zu machen. Die Gliederung gehört natürlich nicht in die Mail, sondern auf Ihren Schreibtisch. Mit Ihrer Hilfe können Sie am Ende prüfen, ob Sie alle Punkte untergebracht haben. Oder ob Sie möglicherweise vom Thema abgekommen sind.

Vermeiden Sie Management-Blabla

Sätze, die irgendwie wichtig klingen, aber leider völlig inhaltsleer sind, kennen wir vor allem von Politikern, aber auch von so manchem Manager. Sie können davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter zumindest innerlich die Augen verdrehen, wenn Sie von "Visionen", "Synergien", "Fokussierung", "Kunden-Orientierung" u.ä. sprechen. Wenn Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer/Leser wollen, dann sollten Sie sich solche Dinge für das nächste Manager-Meeting aufheben und mit kurzen, klaren Sätzen möglichst schnell auf den Punkt kommen. Auch Fremdwörter und Fachausdrücke haben hier nichts zu suchen. Jeder Mitarbeiter muss verstehen, was Sie sagen wollen. Wenn Sie das nicht hinkriegen, dann haben Sie zwar Ihre tolle Bildung dokumentiert, aber trotzdem versagt.

Erste Hilfe bei Schreibhemmung

Wenn Sie es einfach nicht hinkriegen, ein paar Sätze in den Rechner zu tippen: Schnappen Sie sich ein Diktiergerät, sprechen Sie Ihre Botschaft drauf und dann tippen Sie das Ganze einfach ab. Vielleicht müssen Sie noch ein paar kleinere Korrekturen vornehmen, mehr aber bitte nicht. Ihre Mitarbeiter haben sicher nichts dagegen, wenn Sie so schreiben, wie Sie reden. Das ist authentischer, als irgendwelche verschwurbelten Sätze, die Sie selbst kaum verstehen. Sollten Sie völlig verunsichert sein, dann bitten Sie doch einen Vertrauten, die E-Mail durchzulesen und Ihnen zu sagen, ob es unverständliche Passagen gibt.

Fordern Sie Feedback

Ganz wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass Sie für Fragen u.ä. zur Verfügung stehen. Sollte nämlich doch noch etwas unklar sein, dann können Sie es auf diesem Wege noch immer beseitigen. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)