Neue Regeln für Reisekosten und doppelte Haushaltsführung
Das Bundesfinanzministerium hat in einem Schreiben die Grundsätze der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vorgestellt. Die neuen Regeln gelten ab Januar 2014.
Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 ändert sich für Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind, so einiges. Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Regeln in einem Schreiben vom 30. September 2013 im Detail vorgestellt.
Die neuen Vorgaben gelten ab Januar 2014 und wer bislang noch untätig war, sollte nun schnell handeln, sonst droht ein erheblicher Mehraufwand und Stress mit dem Finanzamt, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Unternehmen sollten sich zügig auf die Neuerungen einstellen, um nicht über die steuerlichen Fallstricke zu stolpern, die in den Neuerungen lauern.
So hat der Gesetzgeber deutlicher festgelegt, was unter einer Dienstreise zu verstehen ist. Grundsätzlich gilt, wie bisher, dass der Angestellte dafür aus beruflichen Gründen und vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seines eigentlichen Arbeitsplatzes tätig sein muss. Bislang wurde vor Gericht häufig darüber gestritten, welche Arbeitsstätte als "regelmäßig" anzusehen ist. Den Begriff ersetzt der Gesetzgeber durch die "erste Tätigkeitsstätte", die künftig der Arbeitgeber festlegt. Das kann der eigene Betrieb, aber auch die Betriebsstätte eines Kunden sein. Auch Bildungseinrichtungen können unter den Begriff fallen, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Fortbildung oder ein Studium in Vollzeit ermöglichen. Maßgeblich ist, was im Arbeits- oder Dienstvertrag steht. Unternehmen sollten die Verträge ihrer Mitarbeiter dahingehend also überprüfen und gegebenenfalls anpassen, denn unklare Formulierungen können zu Unstimmigkeiten mit den Finanzbehörden und den eigenen Mitarbeitern führen, warnt der BVBC. Besonders bei Arbeitnehmern mit wechselnden Tätigkeitsstätten ist dringend ein kritischer Blick auf die Verträge angebracht.
Für die Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte erkennt das Finanzamt nur die Entfernungspauschale an. Nur für Dienstreisen, also Fahrten zu anderen Tätigkeitsorten, können die tatsächlich gefahrenen Kilometer sowie den Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden.
Wird die erste Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber nicht klar definiert, legt das Finanzamt diese auf Basis der vorhandenen Daten fest. Als erste Tätigkeitsstätte gilt dann der Ort, den der Arbeitnehmer mindestens an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche oder mindestens während einem Drittel seiner wöchentlichen Arbeitszeit aufsucht. Ist eine genaue Zuordnung so nicht möglich, greift das sogenannte Meistbegünstigungsprinzip: Die betriebliche Einrichtung, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt, wird automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte erklärt.
Dienstwagenfahrer können sich laut BVBC besonders über die neue Regelung freuen: Sie müssen künftig nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerten Vorteil versteuern. Alle weiteren Geschäftsfahrten, auch zu anderen Filialen, gelten als Dienstreisen und bleiben somit steuerfrei. Bei längeren Auswärtstätigkeiten, die bis zu 48 Monaten dauern dürfen, lassen sich alle anfallenden Fahrtkosten, Unterkunftskosten und für die ersten drei Monate auch Verpflegungsmehraufwendungen vom Arbeitnehmer steuerlich geltend machen.
Vereinfacht wurde die Abrechnung der Verpflegungspauschalen. Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung von 6, 12 und 24 Euro wird eine zweistufige Staffelung mit 12 (ab acht Stunden Abwesenheit) und 24 Euro-Pauschalen. Die 24-Euro-Pauschale können Arbeitnehmer für ganztägige Reisen abrechnen. Dauert die Dienstreise mehrere Tage wird für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro gewährt und zwar unabhängig davon, wann der Arbeitnehmer genau losgefahren oder angekommen ist.
Fallstricke lauern insbesondere für Arbeitnehmer beim Thema doppelte Haushaltsführung, darauf weist der Münchner Steuerberater Thomas Bauerfeind hin. So reicht es künftig nicht mehr aus, am heimischen Wohnort einen eigenen Hausstand nachzuweisen. Das Finanzamt verlangt nun auch Belege für die finanzielle Beteiligung an den laufenden Kosten der Haushaltsführung. Der Steuerpflichtige muss nachweisen, dass er tatsächlich mehr als zehn Prozent der monatlich regelmäßig anfallenden Kosten der Haushaltsführung, also Miete, Mietnebenkosten etc., trägt. Wer also beispielsweise im Haus der Eltern eine eigene Wohnung unentgeltlich nutzen darf, muss dringend handeln. Verheiratete Steuerpflichtige (Lohnsteuerklasse III, IV oder V), die gemeinsam mit dem Ehegatten eine Wohnung bezogen haben, sind von dieser Nachweisführung befreit.
Um die Kosten für die Zweitwohnung absetzen zu können, fordern die Finanzbehörden, dass diese sich in der Nähe zum Beschäftigungsort befinden muss. Die Entfernung darf dabei maximal die Hälfte der Strecke zwischen Erstwohnsitz und Beschäftigungsort betragen. Liegt die Betriebsstätte beispielsweise 120 Kilometer vom Erstwohnsitz entfernt, darf sich die Zweitwohnung bis zu 60 Kilometer davon entfernt befinden, um noch als "nah" zu gelten. Für Unterkunftskosten absetzen können betroffene Arbeitnehmer künftig allerdings maximal 1.000 Euro monatlich.
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