Seite 2: Confluence von Atlassian

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Für viele Admins ist "zentrales Wissensmanagement" bedeutungsgleich mit dem Produktnamen Confluence. Dass diese Sichtweise zu kurz greift, wird der Artikel im weiteren Verlauf noch darlegen. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass Confluence sich den Ruf des Klassenprimus hart erarbeitet hat.

Denn Confluence war als umfassende Lösung früh am Markt und nicht nur leicht zu installieren, sondern auch überaus gut benutzbar und kommt ab Werk mit sinnvollen Standardeinstellungen. Das merken Nutzer wie Admins an vielen Stellen, etwa der Struktur, in der Confluence Wissen speichert und verwaltet. Die Lösung geht einerseits von einem großen Namespace aus, bietet aber die Möglichkeit, diesen in unterschiedliche Spaces zu unterteilen. Weil für jeden Space separate Berechtigungen zu vergeben sind, lässt Confluence sich faktisch recht bequem übersichtlich halten – zumindest auf der Ebene der Spaces. In diesen ist allerdings ein Stück Arbeit notwendig, um eine Baumstruktur sinnvoll für Seiten und deren Unterseiten einzurichten. Diese Arbeit erledigen die Autoren der Seiten im schlimmsten Falle selbst per Drag-and-Drop, was nicht sonderlich bequem ist.

Zudem erlaubt es Confluence per Rechtesystem, Relationen zwischen Inhalten in Spaces einzuschränken. Eine Seite aus einem Space lässt sich etwa nur mit Seiten in anderen Spaces verbinden, wenn der zugreifende Nutzer auch auf beide Spaces Zugriffsrechte hat. Wer die Confluence-Rechteverwaltung auf der Ebene von Spaces nutzt, um bestimmte Bereiche der Wissensdatenbank nur bestimmten Gruppen von Nutzern verfügbar zu machen, unterbindet hier Interaktion und damit auch Kreativität.

Die Unterteilung in Spaces mit eigener Rechteverwaltung erschwert zudem den zweiten Aspekt des Tests. Zentrales Wissen ist nur nützlich, wenn eben die Personen Zugriff darauf haben, die es auch benötigen. Will ein Benutzer in Confluence auf Inhalte zugreifen, für die ihm die Berechtigungen fehlen, wirft die Lösung natürlich eine Fehlermeldung aus. Dasselbe gilt aber für Suchergebnisse, in denen Seiten mit Treffern gar nicht erst auftauchen, wenn dem suchenden Benutzer die Zugriffsrechte auf den Space oder die Seite fehlen. Abgesehen davon funktioniert die integrierte Suche in Confluence aber zuverlässig – sie ist eine Eigenimplementation von Atlassian und unterstützt etwa auch die Suche nach Keywords oder nach bestimmten Parametern. Eine semantische Suche bietet Confluence jedoch ab Werk nicht.

Compliance

Ist ein Produkt seit so langer Zeit etabliert wie Confluence, dann sind die Compliance-Anforderungen in normalen Unternehmen für die Software keine große Herausforderung. Confluence verfügt über eine eigene interne Benutzer- und Rechteverwaltung. Alternativ zur internen Benutzerdatenbank lässt sich Confluence auch an ein LDAP- oder ein Active-Directory-Verzeichnis anschließen. Es bezieht Nutzer- und Gruppeninformationen dann aus diesen Verzeichnissen, legt seine eigene Rechteverwaltung jedoch darüber. Nutzt man die eingebaute User-Datenbank, sind Funktionen wie Passwortwechsel, erzwungene Passwortwechsel und andere Standardprozeduren möglich. Generell wird Confluence Admins in Sachen Zugriffskontrolle keine Schwierigkeiten bereiten.

Besonders große Firmen wünschen sich oft, dass täglich genutzte Werkzeuge wie Confluence zumindest Elemente des Corporate Design nutzen. Confluence hat verschiedene Theming-Optionen und erlaubt die optische Anpassung, allerdings nur bis zu einem bestimmten Grad – die grundsätzliche Struktur der Seiten, wie Confluence sie darstellt, bleibt erhalten.

Editoren in Confluence

Ab Werk kommt in Confluence ein WYSIWYG-Editor ("What you see is what you get") zum Einsatz. Während der Nutzer also Texte eingibt, sieht er bereits, wie die später im Wiki aussehen werden. Außerdem erkennt der Editor in Confluence Markup-Blöcke im Text oder die Eingabe von Code. Das hilft, etwa Programmiertext elegant in Confluence-Seiten zu integrieren. Wer den Confluence-Editor nicht mag, hat allerdings Pech: Alternativen gibt es nicht und per Plug-in lässt er sich auch nicht austauschen.

Weniger Blöße gibt sich Confluence beim Thema Plug-ins. Das gilt sowohl für die Schnittstelle der Software-Plug-ins als auch für die API-Schnittstelle zur Software, die vorbildlich penibel genau dokumentiert ist. Auch beim Blick auf die Anzahl der verfügbaren Plug-ins ist Confluence das Maß aller Dinge: Eine ganze Reihe von Unternehmen bietet Plug-ins und die Entwicklung derselben für Confluence an. Entsprechend breit ist der Funktionsumfang: Manche Plug-ins integrieren andere Onlinedienste wie Draw.io, andere erweitern Confluence um automatische Abläufe. Compliance-Plug-ins bieten Revisionssicherheit und erlauben es, in Confluence Dokumente etwa für ISO-Zertifizierungen standardkonform zu verwalten.

Und natürlich sind sämtliche Werkzeuge aus der Atlassian-Toolchain perfekt in Confluence integriert. Das geschieht zwar nicht per Plug-in, sondern per API, funktioniert im Alltag aber bestens. Wer etwa Jira als Issue Tracker nutzt, verlinkt in Confluence Jira-Tickets aus Dokumenten heraus. Das macht Spaß und hilft in der Praxis sehr, die verschiedenen Verzeichnisse übersichtlich und verzahnt zu halten.

Lizenzen: Atlassian zwingt Anwender in die Cloud

Im November 2020 hat Atlassian angekündigt, die bisher verfügbaren Lizenzen für die On-Premises-Nutzung von Confluence und diverser anderer Produkte wie Jira einzustellen. Stattdessen verweist der Anbieter auf die Atlassian-Cloud, in der sich Confluence, Jira und Co. auf monatlicher Basis mieten lassen. Die Kontrolle behält dabei stets der Anbieter: Die Cloud-Produkte hostet Atlassian, ein unter US-Gesetzgebung stehendes Unternehmen, auf eigener Hardware. Nicht nur also, dass Confluence keine Open-Source-Software ist und Nutzer der Software bedingt durch diesen Umstand einen Teil der Kontrolle über ihre Daten aufgeben: On Premises lässt sich die Software künftig nur noch betreiben, wenn man zur Datacenter-Lizenz wechselt, die mit mindestens 27000 US-Dollar für bis zu 500 Nutzer zu Buche schlägt – und zwar pro Jahr.

Allerdings ist die Cloud-Version gerade vor dem Hintergrund des wachsenden Verlangens nach Datensouveränität für viele Anwender schlicht keine Option. Viele Firmen schließen es in ihrem eigenen Compliance-Regelwerk explizit aus, kritische Daten wie Firmengeheimnisse anderen Unternehmen zu überantworten. Mit Confluence on Premises war das bisher kein Problem, doch die Cloud-Variante wirft Rechts- und Compliance-Fragen auf. Gerade das Schrems-II-Urteil (zum Ende des Privacy Shield) hat viele Unternehmen sensibilisiert, und die Entscheidung Atlassians erregte den Unmut der Kunden.

So ist Confluence (Download) zwar eine gelungene Lösung für das zentrale Speichern von Wissen, die mit großem Funktionsumfang und vielen Möglichkeiten zur Erweiterung aufwartet. Mit der Änderung seines Lizenzmodells drängt Atlassian neue Kunden allerdings in die Cloud. Wer hier aus Compliance-Gründen nicht mitgehen möchte, muss auf die teure Datacenter-Lizenz ausweichen – oder auf ein anderes Produkt.